Tổng hợp 10 mẫu viết thư phàn nàn bằng tiếng anh chi tiết nhất

Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh là cách để diễn đạt sự không hài lòng với những vấn đề bạn gặp phải đối với một sản phẩm, dịch vụ hoặc tình huống cụ thể nào đó.

Kiểm tra phát âm với bài tập sau:

{{(sIndex/sentences.length)*100}}%

{{ sentences[sIndex].text }}.

Thư phàn nàn trong tiếng Anh là “Letter Of Complaint”. Trong bài viết này, ELSA Premium sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư phàn nàn hiệu quả, từ cấu trúc đến lựa chọn từ ngữ phù hợp. Đi kèm với đó là 10 mẫu thư phàn nàn thông dụng để bạn tham khảo và áp dụng vào thực tế.

Tại sao cần viết thư phàn nàn?

Viết thư phàn nàn là một cách hiệu quả để giải quyết các vấn đề bạn gặp phải với sản phẩm, dịch vụ hoặc hành vi của người khác. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên viết thư phàn nàn:

Bảo vệ quyền lợi của bản thân: Khi bạn gặp vấn đề với sản phẩm/dịch vụ hoặc bị đối xử bất công, việc viết thư phàn nàn là cách để bạn bảo vệ quyền lợi của bản thân. Bức thư phàn nàn có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp bạn cần khiếu nại hoặc khởi kiện.

Giải quyết vấn đề hiệu quả: Viết thư phàn nàn là một cách thức lịch sự và hiệu quả để giải quyết vấn đề. Thay vì la hét hay tranh cãi, việc viết thư phàn nàn giúp bạn trình bày vấn đề một cách rõ ràng, súc tích, từ đó tạo điều kiện cho việc xử lý vấn đề nhanh chóng hơn.

Góp ý nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Khi bạn phàn nàn về một sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng, doanh nghiệp sẽ có cơ hội để giải quyết vấn đề và cải thiện trong tương lai. 

Góp phần xây dựng một xã hội văn minh: Khi bạn phàn nàn về những hành vi sai trái hoặc thiếu văn minh của người khác, bạn đang góp phần xây dựng một xã hội tốt đẹp hơn. Việc phàn nàn giúp lên án những hành vi sai trái và khuyến khích mọi người cư xử đúng mực.

Bố cục cho bài viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Cách viết thư phàn nàn về dịch vụ

Chuẩn bị trước khi viết:

1. Xác định rõ vấn đề bạn muốn phàn nàn.
2. Thu thập đầy đủ thông tin liên quan, bao gồm:
   • Ngày tháng sử dụng dịch vụ.
   • Tên nhân viên phục vụ (nếu có).
   • Biên lai hoặc hóa đơn thanh toán.
   • Bất kỳ bằng chứng nào khác liên quan đến vấn đề.
3. Lựa chọn cách thức gửi thư phàn nàn phù hợp, ví dụ như:
   • Gửi qua email.
   • Gửi qua bưu điện.
   • Liên hệ qua tổng đài chăm sóc khách hàng.

Tiến hành viết: Cách viết thư phàn nàn về dịch vụ nói riêng và viết thư tiếng Anh phàn nàn nói chung gồm 3 phần, cụ thể như sau

Phần mở đầu (Opening)

Giới thiệu bản thân và nêu rõ mục đích của bức thư.

Ví dụ: Dear [recipient’s name], I am writing to express my dissatisfaction with the [services] that I received at your [location] on [date].

Cung cấp thông tin về dịch vụ bạn đã sử dụng.

Ví dụ: I recently purchased a [sản phẩm] from your store and had it installed by one of your technicians on [date].

Nêu tóm tắt vấn đề bạn gặp phải.

Ví dụ: I am writing to complain about the [problem] that I have experienced with the [product/service].

>>Đọc thêm: Trọn bộ 240+ từ vựng tiếng Anh giao tiếp trong kinh doanh

Phần nội dung thư (Body)

Trình bày chi tiết vấn đề bạn gặp phải một cách rõ ràng và súc tích.

Ví dụ: The [problem] has caused me [consequence]. I am very disappointed with the quality of the [product/service] and the lack of customer service I have received.

Cung cấp bằng chứng cụ thể.

Ví dụ: I have attached a copy of my receipt for your reference. I can also provide you with photos of the [problem].

Nêu rõ mong muốn của bạn về hướng giải quyết.

Ví dụ: I would like to request a [solution]. I would also appreciate a refund for the [product/service].

Phần kết thư (Ending)

Cảm ơn người nhận thư đã dành thời gian.

Ví dụ: Thank you for your time and consideration.

Cung cấp thông tin liên hệ của bạn để bên kia có thể liên lạc lại nếu cần thiết.

Ví dụ: You can reach me at [email] or [phone number].

Ký tên của bạn.

Tham khảo các mẫu viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh

Viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh về chất lượng nhà hàng

Dear Restaurant Manager,

I am writing to express my disappointment with the quality of service at your restaurant, under the customer ID: 0123456789. 

During my recent visit, I ordered beef steak and a glass of red wine. Unfortunately, both were served completely cold. Despite being a regular patron, this experience was highly disappointing.

I urge you to address these issues promptly and make improvements to ensure that such lapses in quality do not recur. I value the dining experience at your restaurant and hope to see positive changes in the future.

Best regards,

Messi.

>>Đọc thêm: Tiếng Anh văn phòng: Tổng hợp từ vựng, mẫu câu và cách học hiệu quả

Viết thư phàn nàn về dịch vụ khách sạn bằng tiếng Anh

Dear Hotel Manager,

I am writing to express my deep disappointment with the service provided during my stay at your hotel, under the reservation name Messi on April 8, 2024. 

Despite making multiple requests, my room lacked hot water, and the bath towels were not replaced. Additionally, the heating system was excessively noisy, which significantly disrupted my comfort and sleep quality. Such shortcomings are unacceptable, especially considering the reputation of your hotel. As a guest, I expected a level of service that reflects the prestige of your establishment.

I urge you to address these issues promptly to uphold the standard of excellence expected from your hotel.

Best regards,

Messi.

Mẫu thư phàn nàn tiếng Anh về một cửa hàng quần áo

Dear Store Manager,

I am writing to express my disappointment with a recent purchase made at your store, with invoice number #123456. 

Upon inspecting the item at home, I discovered a hole under the armpit of the shirt. Although the exchange period has expired, I believe this issue stems from a manufacturing defect. I urge your store to assist in resolving this matter promptly. Customer satisfaction is crucial, and I trust you will take appropriate action to address this issue.

Best Regard,

Messi.

Viết thư phàn nàn về sản phẩm bằng tiếng Anh

Dear Store,

I am writing to address a concerning issue regarding a recent purchase I made, invoice #123456, for a Logitech wireless mouse. 

Despite multiple attempts to troubleshoot the problem by calling your helpline and following the provided instructions, the mouse remains non-functional. As a result, I am unable to use the product as intended. 

Given the persistent issue and the inability to resolve it, I kindly request a refund for the faulty item. 

Best regards,

Messi.

>>Đọc thêm: Mẫu câu giao tiếp và hội thoại tiếng Anh ngành xuất nhập khẩu

Viết thư phàn nàn về rạp chiếu phim bằng tiếng Anh

Dear ABC Cinema,

I am writing to express my disappointment with the cleanliness and overall experience at your cinema, particularly during my recent visit with invoice #123456. 

The theater was not adequately cleaned, with popcorn scattered around and an unusual odor present, significantly affecting the movie-watching experience. 

I offer this feedback constructively, hoping it will contribute to improving the overall experience for future patrons. 

Best regards,

Messi.

Mẫu thư phàn nàn về cửa hàng tai nghe bằng tiếng Anh

Dear Store Manager,

I am writing to inform you of an issue regarding a recent purchase at your store, with invoice number #123456. 

Unfortunately, the headphones I bought have developed a fault after the warranty period expired. As a loyal customer, I am reaching out to seek your assistance. I kindly ask if there is any way your store can still offer support or guidance to resolve this matter. 

Your help in this situation would be greatly appreciated, and it would reinforce my trust in your store’s commitment to customer satisfaction.

Best regards,

Messi.

Mẫu phàn nàn về việc mua hàng trực tuyến

Dear Store XYZ,

I hope this email finds you well. I recently purchased a pair of ABC shoes through a livestream online, with invoice #123456. 

While I was initially pleased with the quality of the shoes, as advertised, unfortunately, they turned out to be too tight for me. I would like to request an exchange for a different size. I am willing to cover the shipping fees for the return.

I value the convenience and reliability of your service and hope for your understanding and assistance in resolving this matter promptly. 

Thank you for your attention to my request.

Messi.

Mẫu thư phàn nàn về chuyến bay bằng tiếng Anh

Dear Customer Service,

I am writing to express my dissatisfaction with the cleanliness of the lavatory on my recent flight VN1234.

The lavatory had an unpleasant odor and was out of toilet paper. This experience fell below the standards expected from your airline. I urge you to take immediate action to ensure that such lapses in hygiene are rectified and do not recur in the future. Passengers deserve a clean and comfortable environment during their flights. 

I trust that you will address this matter seriously and work towards improving your services.

Best regards,

Mẫu thư phàn nàn về việc mua laptop bằng tiếng Anh

Dear store XYZ,

I am writing to express my extreme dissatisfaction with the laptop I purchased from your store, with invoice number #123456. 

The laptop has been exhibiting unstable performance, frequently shutting down while in use. Despite numerous attempts to resolve this issue by contacting your helpline, the problem persists, greatly inconveniencing me. 

This situation is unacceptable, and I insist on a prompt and satisfactory resolution. I expect the product I purchased to function properly, and I urge you to take immediate action to rectify this matter. 

I trust that you will prioritize customer satisfaction and resolve this issue promptly.

Thanks,

Messi. 

Nhìn chung, viết thư phàn nàn bằng tiếng Anh không chỉ là cách hiệu quả để giải quyết các vấn đề, mà còn là cơ hội để cải thiện mối quan hệ với đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Bạn hãy thử áp dụng cấu trúc và mẫu thư phàn nàn ELSA Premium cung cấp trong bài viết để đạt được kết quả tốt nhất.