Cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Nếu bạn ứng tuyển vào các công ty nước ngoài hoặc các tập đoàn đa quốc gia thì việc nhận được thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh là điều rất phổ biến. Đây chính là cơ hội để bạn thể hiện kỹ năng ngoại ngữ của bản thân. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp và chính xác nhất. Bài viết dưới đây của ELSA sẽ hướng dẫn bạn cách trả lời email thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh giúp ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. 

Kiểm tra phát âm với bài tập sau:

{{(sIndex/sentences.length)*100}}%

{{ sentences[sIndex].text }}.

Bố cục email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Giống như một bài văn, email trả lời thư mời phỏng vấn chỉ đạt hiệu quả cao nhất nếu như bạn thực hiện theo đúng bố cục. Dưới đây là những phần cần có trong một email trả lời phỏng vấn và cách sắp xếp các phần đó sao cho đúng thứ tự.

Tiêu đề

Tiêu đề thư là phần đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy, vì vậy nên đây là phần quan trọng nhất quyết định xem người nhận có mở thư đọc hay không. Một email không có tiêu đề hoặc tiêu đề không chuyên nghiệp sẽ dễ bị đẩy vào mục spam và nhà tuyển dụng có thể sẽ bị trôi mất thư trả lời của bạn.

Trong tiêu đề email bạn cần nêu rõ đầy đủ tên, vị trí ứng tuyển và xác nhận việc có tham gia phỏng vấn hay không. Bạn có thể thực hiện viết tiêu đề theo bố cục như sau: [Họ và tên] _ [Vị trí ứng tuyển] _ [Xác nhận/Từ chối lời mời phỏng vấn]

Lưu ý là phần tiêu đề cần ghi ngắn gọn, rõ ràng, súc tích để nhà tuyển dụng nắm được thông tin cơ bản trước khi tiến hành mở email ra xem. 

Lời chào chuyên nghiệp

Các cụ ngày xưa đã từng nói “Lời chào cao hơn mâm cỗ”. Một lời chào trang trọng, lịch sự sẽ khiến bạn tạo được ấn tượng tốt hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Thông thường, với email mời phỏng vấn thường sẽ có tên và chức danh của bên tuyển dụng. Bạn có thể tận dụng những thông tin này để đưa vào lời chào của mình theo mẫu: 

Dear Mr/Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty]

Trong trường hợp bạn chưa biết chính xác thông tin về người tuyển dụng thì có thể viết một lời chào chung như sau:

Dear Hiring Team/To whom it may concern (Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng)

Lời cảm ơn nhà tuyển dụng

Tiếp theo, sau khi đã xong bước chào hỏi thì bạn nên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Một lời cảm ơn sẽ thể hiện thái độ trân trọng công sức, thời gian mà họ đã dành ra cho việc cân nhắc tuyển dụng bạn. Đây cũng là một tác phong chuyên nghiệp mà bất cứ ai cũng nên có. 

Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu cảm ơn như sau:

• Thank you for your consideration and interview invitation to me. (Cảm ơn anh/chị và Quý Công ty vì đã cân nhắc và mời em đến buổi phỏng vấn.)
• I would like to express my gratitude towards the interview opportunity from XYZ Company. (Tôi muốn thể hiện sự biết ơn với cơ hội được phỏng vấn ở Công ty XYZ.)
• I would like to thank you for considering my application for the position of… (Cảm ơn bạn đã cân nhắc thư ứng tuyển của tôi dành cho vị trí…)
• Thank you for the opportunity… (Cảm ơn đã trao cho tôi cơ hội để…)

Lý do viết thư: xác nhận hoặc từ chối phỏng vấn

Sau khi đã cảm ơn hãy đi vào mục đích chính của bức thư, đó chính là xác nhận xem bạn có đồng ý với lịch hẹn phỏng vấn hay không. Nếu muốn từ chối hoặc thay đổi thời gian, bạn hãy nói rõ để nhà tuyển dụng biết và sắp xếp. Ngoài ra, nếu có thêm bất cứ yêu cầu gì bạn cũng có thể nêu luôn ở phần này bằng một thái độ thiện chí và chuyên nghiệp.

Xác nhận lời mời phỏng vấn:

• I would like to confirm that I will join the scheduled interview at… (Tôi xin xác nhận rằng tôi sẽ tham dự buổi phỏng vấn theo lịch…)
• I am writing to confirm that I could attend the interview… (Tôi xác nhận rằng tôi có thể tham dự buổi phỏng vấn…
• It is my pleasure to attend the interview at… (Tôi rất vinh dự được tham dự buổi phỏng vấn vào…)

Từ chối lời mời phỏng vấn:

• After careful consideration, I am afraid that I am currently not suitable with the … position at XYZ Company. (Sau khi cân nhắc cẩn thận, tôi e rằng hiện tại tôi chưa thật sự phù hợp với vị trí… ở công ty XYZ.)
• Unfortunately, I am unable to participate in the interview as I have decided to accept another offer that I believe is a better fit for me at this time. (Thật không may, tôi không thể tham gia cuộc phỏng vấn vì tôi đã quyết định nhận một lời đề nghị khác mà tôi tin là phù hợp hơn với mình vào lúc này.)

Yêu cầu khác (nếu có): 

• I would like to ask if we could start 5 minutes later than the scheduled time due to my previous meeting… (Tôi muốn hỏi rằng liệu chúng ta có thể bắt đầu muộn hơn 5 phút so với lịch trình không vì tôi có một cuộc hẹn trước đó…)
• I have a concern about whether Ms. Linda is going to be my interviewer. (Tôi có một thắc mắc rằng liệu chị Linda có phải người sẽ phỏng vấn tôi hay không.)

Chữ ký và thông tin cá nhân

Cuối cùng, ở phần kết của bức thư, bạn hãy để lại một lời cảm ơn kèm ký tên của mình. Bạn có thể tham khảo mẫu kết thư như sau:

• Once again, thank you so much for your invitation. I am looking forward to our interview next week. (Một lần nữa, cảm ơn bạn rất nhiều vì lời mời. Tôi rất trông đợi buổi phỏng vấn vào tuần tới.) 
• I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).
• Yours faithfully, (nếu mở đầu email dùng Dear Sir/Madam)
• Yours sincerely, (nếu mở đầu email bằng Dear Mr/Ms…)

Lưu ý khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh

Trong quá trình viết thư trả lời lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, ngoài việc cần thể hiện thái độ chuyên nghiệp, lịch sự thì bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau đây:

• Nên trả lời email càng sớm càng tốt để thể hiện sự nhiệt tình và mức độ quan tâm tới công việc này
• Bày tỏ sự quan tâm với vị trí và công ty bằng cách làm nổi bật điều đã thu hút bạn đến với vai trò này. 
• Kiểm tra kỹ thông tin liên hệ của bạn, bao gồm cả địa chỉ email và số điện thoại để đảm bảo nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ tới bạn nếu như có bất kỳ thông báo nào khác

Một số mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Trường hợp chấp nhận lời mời phỏng vấn

Mẫu 1

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you so much for the interview invitation. I am thrilled to accept the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name]. The chance to contribute to your esteemed organization is truly exciting for me.

I am available on [Date] at [Time]. Please let me know if this works for you, or if there is an alternative time that would be more convenient. I look forward to discussing how my skills and experience align with the requirements of the role.

Thank you once again for considering me. I eagerly await our meeting.

Best regards,

[Your Name]

Mẫu 2:

Dear [Interviewer’s Name], 

Manager Marketing of XYZ Company

I am very pleased to receive the interview invitation this morning. 

Thank you very much for allowing me to join the interview to recruit new accountants for your company. I would like to confirm that I will attend the interview on Monday, August 11, 2023.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I did not hear about the interview location, so I would like to know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I look forward to receiving an early response from your company so that I can be best prepared!

Best regards,

[Your Name]

Trường hợp từ chối lời mời phỏng vấn

Mẫu 1: 

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you for extending the interview invitation for the [Job Title] position at [Company Name]. I appreciate the opportunity and the time you have taken to consider my application.

After careful consideration, I have decided to withdraw my application for the position. I have accepted another opportunity that aligns more closely with my long-term career goals.

I want to express my gratitude for considering me as a candidate. I wish you and the team at [Company Name] continued success in your endeavors.

Best regards,

[Your Name]

>>> Đọc thêm:

• Trọn bộ 240+ từ vựng tiếng Anh giao tiếp trong kinh doanh
• 4 bước giúp bạn trở thành một nhà thuyết trình tiếng Anh chuyên nghiệp
• Cách trả lời câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Trường hợp xin đổi lịch phỏng vấn

Dear [Interviewer’s Name],

This email is intended to inform you that I will not be able to attend the interview for the Content Manager role scheduled for Monday, September 22, 2023. Please accept my sincere apologies for the inconvenience.

I was looking forward to attending the interview. Unfortunately, my sinus disease has recurred and my health is not good enough to go out these days. Therefore, I request you to kindly reschedule my interview for next week. I am available on Monday, Tuesday, Wednesday. 

I am looking forward to an opportunity to discuss the job in detail with you. Thank you for considering my request.

Yours sincerely,

[Your Name]

Trường hợp hỏi kết quả phỏng vấn

Dear [Interviewer’s Name],

Thank you for calling me for an interview on August 23rd for the position of Data Analyst at your company. I hope my performance at the interview satisfied you. I was informed that the interview’s outcome will be announced by August 25th. Since I have not received any response from your good office, I was wondering if you would kindly let me know about it. I would greatly appreciate that.

I will wait for a response for another 2 days, after which I will be forced to look for another job opportunity. I would like to convey that if I have the opportunity to work for your company, I will devote myself to the growth of the company. Thank you!

Best regards, 

[Your Name]

Luyện tập trả lời thư mời phỏng vấn với ELSA Premium

Với mục tiêu giúp các bạn chinh phục nhà tuyển dụng bằng những email chuyên nghiệp nhất, ELSA Speak đã phát triển và ra mắt khóa học ELSA Premium. ELSA Premium mang đến hệ thống bài luyện tập đa dạng về chủ đề phỏng vấn tiếng Anh cả nói và viết. Đến với gói học tiên tiến này, bạn sẽ được trải nghiệm sự mới lạ của “trí tuệ nhân tạo” để thực hành phỏng vấn, xin việc bằng tiếng Anh thông qua 2 tính năng mới là ELSA AI và ELSA Speech Analyzer. 

ELSA AI mang đến một trợ lý ảo trò chuyện với người dùng hàng ngày ở mọi chủ đề, mọi thời điểm và mọi không gian. Công nghệ AI giúp đánh giá chi tiết, thực tiễn và cá nhân hóa các bài học thực hành dành cho riêng bạn.  Nói chuyện với gia sư AI mang đến một cảm giác như đang đối diện thực sự với nhà tuyển dụng, tạo tâm lý vững chắc cho người dùng trước khi bước vào buổi phỏng vấn thật. 

Với tính năng ELSA Speech Analyzer, bạn sẽ được trải nghiệm các buổi mô phỏng phỏng vấn xin việc và thử thách với các tình huống thường gặp như: giới thiệu bản thân, nêu điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu nghề nghiệp,….Đặc biệt, thông qua bản ghi âm cùng với Speech Analyzer, bạn có thể nghe lại giọng nói của bản thân và nhận phản hồi để biết chỗ nào cần cải thiện. Nhờ đó mà bạn sẽ nhanh chóng phát âm và trò chuyện chuẩn để tạo ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng.  

ELSA Premium là một gói học rất phù hợp với người đi làm để vừa cải thiện kiến thức tiếng Anh, vừa trau dồi thêm kiến thức về chuyên ngành. Đăng ký ngay gói học Premium 1 năm để trở thành học viên thông thái cùng ELSA bạn nhé!