Những hướng dẫn viết thư tiếng Anh và mẫu thư tham khảo

Bạn đã biết cách viết thư bằng tiếng Anh sao cho trang trọng, chuẩn mực như người bản xứ chưa? Trong bài viết ngày hôm nay sẽ đem đến cho bạn những kiến thức cần có để hoàn thiện một bức thư tiếng Anh chuẩn xác.

Kiểm tra phát âm với bài tập sau:

{{(sIndex/sentences.length)*100}}%

{{ sentences[sIndex].text }}.

Cấu trúc, nội dung viết thư trong tiếng Anh

• Phần đầu thư

Mở đầu thư là phần vô cùng quan trọng bởi đây là phần để bạn gây ấn tượng với người đọc. Cấu trúc viết thư tiếng Anh phần mở đầu bao gồm 2 ý chính, đó là: Chào hỏi & Giới thiệu bản thân.

Đa phần, mọi bức thư trong tiếng Anh đều bắt đầu với một lời chào (Salutation) với cấu trúc thường thấy như sau: Dear + tên người nhận. Ví dụ: Dear Ms.Lan / Dear, sir/ Dear, Mr.Smith.

Sau phần chào hỏi, bạn sẽ viết giới thiệu về bản thân. Dưới đây là cấu trúc viết thư tiếng Anh phần giới thiệu bản thân: My name is + (your name). We met at/in + (date, location). Ví dụ: My name is An. We met in Ha Noi.

Cấu trúc trên là một cách viết ngắn gọn nhưng khá thông dụng, bạn có thể áp dụng được trong cả Formal Letter (thư trang trọng) và Informal Letter (thư không trang trọng gửi cho người thân, bạn bè).

• Phần nội dung

Phần nội dung của bức thư được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc, rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc.

Tại phần nội dung của một bức thư được chia thành 3 phần chủ yếu, là: lời hỏi thăm (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Lời hỏi thăm: là những câu hỏi thăm về những sự việc xung quanh người nhận thư, chẳng hạn như sức khoẻ, gia đình, công việc, cuộc sống,… 

• Hỏi thăm sức khỏe một cách thân mật: 

How are you

How are things with you?

How have you been?

How was your weekend/holiday/day? 

• Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng:

I hope you have a good day. 

I hope you have a nice weekend.

I hope you are doing well. 

• Hồi đáp bức thư một cách thân mật:

Thanks for your letter/email.

Thank you for writing to me/emailing me.

• Hồi đáp bức thư một cách trang trọng:

Thank you for your last letter/email about…

Thank you for contacting us.

Lý do viết thư: bạn viết về lý do mình muốn gửi thư.

• Mẫu thư thân mật:

In this letter, I will talk about …

I am writing this letter to tell you about … 

I am writing this letter to let you know about … 

• Mẫu thư trang trọng: 

I am writing to enquire about/ ask about …

We are writing to inform you that/request/complain /apologize/explain/… 

I am writing with reference to…

I am contacting you for the following reasons…

Nội dung chính: Phần nội dung chính của một bức thư là phần quan trọng, tuy nhiên nó cũng cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu nhất. Vậy nên lưu ý rằng khi viết phần này, bạn cần phải đi thẳng vào vấn đề để người đọc nắm được thông tin cần thiết.

I was excited to receive your gifts and want to express my thanks to…

There are no words to describe my feelings/ to say my appreciation …

Today is your birthday. I wish you good luck, happiness and health in your new age.

Could you tell your department to check the ……? 

I have to say that your service did not come up to my expectations.

I think the best way to solve the problems is to …

I am moving to my new house so I want you to join….

I am thrilled if you could join us on…

>>> Đọc thêm:

• ELSA AI – Đối thoại tiếng Anh trực tiếp với AI
• ELSA Premium – Gói học tiếng Anh tiên tiến nhất của ELSA
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm hiệu quả – ELSA Speech Analyzer

• Phần kết thư

Kết thư là phần không thể thiếu đối với một bức thư trọn vẹn. Cấu trúc viết thư tiếng Anh phần kết thư gồm 2 ý chính, đó là: câu kết thúc & ký tên. Tùy theo từng tình huống và mức độ trong quan hệ với người đọc mà bạn lựa chọn các câu phù hợp.

Please respond at your earliest convenience

Hope to hear from you soon

Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary

I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible

Best wishes 

All the best.

Yours sincerely

Best regards.

Một số điều cần lưu ý khi viết thư tiếng Anh mà bạn cần nắm

• Trong một bức thư, bạn nên tránh viết tắt, nhất là đối với bức thư mang hình thức trang trọng.
• Hãy lịch sự và thân thiện khi viết thư: dùng ‘Dear’ ở đầu thư, và dùng ‘please’ khi muốn yêu cầu một việc từ người đọc.
• Hãy viết thư ngắn gọn và súc tích. Bạn cần sử dụng ngữ pháp phù hợp để câu vừa đầy đủ các thành phần câu và vừa đầy đủ ý cần truyền đạt.
• Chú ý đến các dấu câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu hai chấm. Nếu một  ý chính có nhiều ý phụ, bạn nên dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!) khi viết thư. 
• Tránh mắc những lỗi không đáng có như lỗi chính tả, lỗi văn phạm.
• Và cuối cùng là bạn nên đọc lại thư một lần cuối cùng trước khi gửi thư để kiểm tra những lỗi nhỏ: lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu,… 

Một số mẫu nội dung viết thư tiếng Anh

Cách viết thư tiếng Anh nhờ giúp đỡ

Dear [Tên người nhận],

My name is [Tên của bạn] and I am writing to request your assistance with a problem I am currently facing. I hope this letter finds you well.

I am writing to ask for your help in regards to [chi tiết tình huống cụ thể mà bạn cần giúp đỡ]. [Miêu tả vấn đề của bạn chi tiết và rõ ràng].

If it is not too much trouble, I would greatly appreciate it if you could provide me with [yêu cầu cụ thể]. I understand that this may be an inconvenience, but any assistance you could provide would be greatly appreciated.

Thank you for taking the time to read this letter and for any help you may be able to provide. I look forward to hearing back from you soon.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Cách viết thư tiếng Anh cảm ơn/xin lỗi

Dear [Tên người nhận],

I am writing to apologize for my behavior last [Ngày tháng năm]. I am truly sorry for the way that I acted and the negative impact that it had on you.

I understand that my actions were hurtful and disrespectful, and I want to assure you that I never intended to cause you any pain or discomfort. Please accept my sincerest apologies for my behavior.

I know that my actions have caused damage to our relationship, and I would like to take steps to repair that damage. I would like to suggest [Đề xuất hoặc giải pháp để khắc phục tình huống]. I hope that this will demonstrate my commitment to making things right between us.

Moving forward, I will make every effort to ensure that my actions align with my words. I understand that trust needs to be earned, and I am willing to do whatever it takes to regain your trust.

Thank you for taking the time to read this letter. I hope that we can move forward from this experience and continue to build a positive relationship in the future.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Cách viết thư tiếng Anh phản hồi

Dear [Tên người gửi],

Thank you for your email dated [Ngày gửi]. I appreciate your interest in [nội dung thư hoặc email của người gửi]. I would like to address your questions and concerns as follows:

[Trả lời các câu hỏi hoặc giải đáp thắc mắc của người gửi]

In addition to the above, I would like to suggest [giải pháp hoặc đề xuất nếu cần]. I believe this solution will [lợi ích của giải pháp hoặc đề xuất].

Please feel free to contact me if you have any further questions or concerns. I am always happy to help. Thank you for your time and attention to this matter.

Best regards,

[Tên người gửi]

Cách viết thư tiếng Anh thân mật

Dear [Tên người nhận],

How are you doing? I hope this letter finds you well. It’s been a while since we last spoke and I wanted to catch up with you.

Life has been busy for me lately. I recently started a new job and I’m still adjusting to the new routine. However, I’m enjoying the new challenges and learning a lot. What about you? Have you been up to anything new and exciting?

I remember the last time we talked, you mentioned that you were planning a trip to Europe. How was your trip? Did you get to see all the places you wanted to visit? I would love to hear more about your adventures.

Things have been pretty stressful lately, but I try to stay positive and take things one day at a time. I know you’re a great listener and I appreciate your support. Thank you for always being there for me.

I hope to hear back from you soon. Take care!

Love and hugs,

[Tên bạn]

Cách viết thư mời

Dear [Tên người mời],

I hope this letter finds you well. I am writing to invite you to a charity event that will be held on [Ngày] at the [Địa điểm]. The event is being held to raise funds for cancer research.

We believe that your presence would add to the enjoyment of the event, and we would be honored if you could attend. The event will start at 6pm and will include a silent auction, dinner, and live music.

Please let us know if you are able to attend by [Ngày]. You may contact us at [Số điện thoại] to confirm your attendance. We look forward to seeing you there.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,

[Tên của bạn]

Viết thư bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Bạn nên tìm hiểu kỹ về cách viết thư bằng tiếng Anh mà bạn muốn viết trước khi bắt đầu để nắm cách viết cho phù hợp.

Trên đây là một vài cách viết thư bằng tiếng Anh ngắn gọn. ELSA Premium hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn viết được một bức thư bằng tiếng Anh hoàn hảo. Chúc các bạn thành công.