• Share on Facebook
  • Share on Linkedin
  • Share on Zalo
  • Bookmark this page
  • Chia sẻ link với bạn bè
cách viết email bằng tiếng anh

Bạn đã thực sự tự tin trong cách viết email của mình? Bạn đã sẵn sàng ấn nút “send” tới nhà tuyển dụng hay lãnh đạo cấp cao trong công ty? Hãy cùng lưu ngay cách viết email bằng tiếng Anh và nhiều mẫu tham khảo dưới đây.

Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm để viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp chính là nắm vững bố cục. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính kết thúc và ký tên.

Lời chào đầu thưDear Mr/ Mrs + surname
Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị + Tên người nhận
Dear Sir or Madam
Kính gửi Ngài/Bà 
Lời mở đầu (không bắt buộc) I hope this email finds you well.
⟶ Tôi mong là bà vẫn khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?
Nội dung bắt đầuI am writing to you with regards to…
Tôi viết thư này để nói về vấn đề…
I am contacting you to inform you…
Tôi liên hệ với anh/chị để thông báo về….
I am writing in connection with…
Tôi viết thư này để nói về thông tin liên quan đến…
Nội dung kết thúcI look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị
For further information, please do not hesitate to contact me
Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi
I look forward to hearing from you soon
Mong sớm nhận được sự phản hồi từ anh/chị
Lời chàoBest regards
Trân trọng
Yours faithfully
Trân trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam)
Yours sincerely
Trân trọng (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + surname)

Các lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh nơi công sở

Khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý một số tiêu chí sau để có cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nơi công sở:

–        Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng của email:

Khi viết email công việc dù là tiếng Anh hay tiếng Việt, bạn cũng nên chú trọng đến độ trang trọng của thư. Nếu người nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự sẽ được ưu tiên đề cao. Sự trang trọng này cần được thể hiện qua một tiêu đề, bố cục đầy đủ và chỉn chu cùng câu ngữ và văn phong phù hợp với ngữ cảnh.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần phải viết email thật trang trọng. Một đồng nghiệp thân thiết bạn có thể không cần phải dùng từ ngữ quá lịch sự như “Trân trọng” (Sincerely), bạn có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Chẳng hạn khi nói cảm ơn bạn có thể viết: “Thanks a lot” hoặc thân thiết gần gũi hơn nữa “Love you 3000” là điều bình thường. Đây cũng là cách tạo cảm giác “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc. 

Chinh phục phỏng vấn việc làm cùng bộ đôi AI
Chinh phục phỏng vấn việc làm cùng bộ đôi AI

–       Trang trọng nhưng cụ thể, dễ hiểu:

Nhiều người cho rằng muốn viết email cho trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Nhưng trên thực tế, đúng là có những từ ngữ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email, tuy nhiên, từ khó không có nghĩa là trang trọng. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại hiệu quả cho mục đích viết email mà còn gây khó khăn cho cả người gửi lẫn người nhận.

–       Kiểm tra sự đầy đủ của email trước khi gửi

Bạn hãy đảm bảo chắc chắn rằng, email của bạn đã được lấp đầy các nội dung sau: tiêu đề, địa chỉ người nhận “To”, “CC” hay “BCC”, file đính kèm, lời chào, lời kết thúc và nên bổ sung thêm thông tin cá nhân để email đầy đủ nhất. Với thông tin cá nhân, người nhận thư dễ dàng có thể liên hệ bạn khi có phát sinh gấp. Đặc biệt, soát lỗi chính tả để email chuyên nghiệp nhất.

Một số mẫu viết email bằng tiếng Anh 

Mẫu email tiếng Anh xin việc làm

Internet đã ảnh hưởng đến đời sống ngày nay như thế nào? Ứng viên không còn phải cầm lá thư xin việc hay bộ hồ sơ sơ yếu lý lịch tới trực tiếp công ty để nộp đơn. Các doanh nghiệp có thể tìm các ứng viên xin việc thông qua email hoặc các nền tảng Internet khác để tiết kiệm thời gian và chi phí cùng nhiều sự tiện lợi khác. Để tạo ấn tượng với “quý Doanh nghiệp” bạn ứng tuyển, hãy tham khảo cách viết email xin việc bằng tiếng Anh sau đây:

Dòng tiêu đề của email: Nguyen Van A – Position applied for Marketing Executive– ABC Joint Stock Company

Nội dung:

Dear Mr. / Mrs. [tên người nhận] – Head of Human Resources Department | ABC JSC,

My name is Nguyen Van A, graduated with an excellence from Hanoi University.

I have learned about your company’s recruitment needs Marketing Executive through Vietnamworks.vn. With my recent experience, I am confident I will fulfill this role well. I have 3 years of experience working in the […] In addition, I have accumulated experience in the Marketing field while working at the company before.

Thanks to that, I believe that I will be one of the potential candidates for ABC JSC. My entire resume is attached to this email.

Thank you for taking the time to review my application. I look forward to hearing from you soon and the opportunity to work for ABC Joint Stock Company

Best regards,

Nguyen Van A.

Nâng cấp phản xạ tiếng Anh trong bối cảnh bất kì (Option Surprise me)
Nâng cấp phản xạ tiếng Anh trong bối cảnh bất kì (Option “Surprise me”)

Mẫu viết email phản hồi nhà tuyển dụng

Khi nhận được email về thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn có thể tham khảo cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh như sau:

Dear Hiring Manager, 

Thank you for the invitation to interview for the Talent Acquisition position. I appreciate the opportunity and I look forward to meeting  on November 29th, 2023 at 3pm in ABC Company.

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

>>> Đọc thêm:

Mẫu viết email phản hồi khách hàng

Thông thường, khi làm việc trực tiếp với khách hàng, chúng ta sẽ gặp “1001 kiểu khách hàng”, sẽ có người yêu thích thương hiệu, sản phẩm, nhưng có những người gặp trường hợp không hài lòng với nhãn hàng. Vậy bạn cùng tham khảo kiểu mẫu sau đây để biết cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh tới khách hàng như thế nào nhé.

Mẫu viết email cảm ơn khách hàng

Khi khách hàng yêu thích và sử dụng sản phẩm của công ty, bạn hãy viết một email để cảm ơn khách hàng, vừa tạo sự chuyên nghiệp, tận tâm, vừa giữ chân khách hàng tốt nhất.

Dear Ms.Lena,

I would like to take a moment to express my sincere gratitude for choosing our products. We understand that you have many options available to you, and we are honored that you have placed your trust in us.

We are proud of providing high-quality products and services to our valued customers like you, and we hope that you are completely satisfied with your purchase. If there is anything we can do to enhance your experience or if you have any feedback, please do not hesitate to reach out to us.

Once again, thank you for your patronage, and we look forward to serving you again in the future.

Sincerely,

Mr Leon

Thăng hạng khả năng giao tiếp tiếng Anh cùng gói học ELSA Premium

Mẫu viết email xin lỗi khách hàng

Việc phục vụ khách hàng tận tâm sẽ tạo được uy tín cho doanh nghiệp. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng có được dịch vụ chăm sóc khách hàng hoàn hảo. Khi xảy ra lỗi với khách hàng, việc biết cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh cũng là một kỹ năng quan trọng. Cùng tham khảo mẫu email sau:

Dear Mrs. Bella,

First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.

Because of the pandemic, the shipping procedure has been complicated. Your order was taken longer to arrive.

However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, we really apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future.

As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 6 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 8 km away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow.

Besides, we are offering you a 35% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please accept our sincere apology.

For further information and support, please contact us via email or at the phone number: 098 *** 666.

Yours truly,

Minh Anh.

Hiện nay, ELSA Speak đã có gói học ELSA Premium – gói học tiên tiến nhất và phù hợp với người đi làm. Tại gói học này, bạn sẽ được trải nghiệm “sức mạnh của trí tuệ nhân tạo” để thực hành xin việc, luyện tiếng Anh trong công việc thông qua 2 tính năng mới: ELSA AI (trò chuyện với người ảo với mọi chủ đề, mọi thời điểm và không giới hạn thời gian luyện tập cho bạn), ELSA Speech Analyzer (luyện thi tiếng Anh hay luyện tiếng Anh cho người đi làm). 

Luyện tập không giới hạn bối cảnh cùng ELSA AI - DE3940
Luyện tập không giới hạn bối cảnh cùng ELSA AI

Bạn sẽ được học tiếng Anh kèm 1 -1 thông qua một chiếc ứng dụng, bạn có thể thi thử IELTS để luyện thi lấy chứng chỉ, tham gia buổi phỏng vấn để cọ sát trước khi có một công việc lý tưởng và học được cách viết email, những từ ngữ bằng tiếng Anh trong khi xin việc và khi làm việc. Không những vậy, khi tham gia gói học này, bạn sẽ được “gia sư A.I” chữa bài, gợi ý để có bài hoàn chỉnh hơn từ từ vựng, ngữ pháp, âm điệu, trọng âm,… đầy đủ. Hãy tìm hiểu ngay ELSA Premium để khám phá ra những điều bất ngờ từ khóa học tại đây.